Wat een evenement anders maakt dan een zondag
Een conferentie duurt langer, heeft meer sprekers en vaak meerdere zalen. Het publiek kent de kerk niet en heeft geen vaste gewoonten. De technici zijn soms vrijwilligers die alleen dit weekend meedraaien, en de locatie is een zalencentrum of kampterrein met zijn eigen netwerk. Dat vraagt om meer voorbereiding dan een gewone dienst, maar het principe blijft gelijk: geluid in, QR-code uit, deelnemers kiezen hun taal.
Een voorbeeld: zendingsweekend met drie talen
Een kerkgenootschap organiseert een weekend met partners uit Oekraïne, Roemenië en Spanje. De plenaire sessies zijn in het Nederlands en Engels. In de programmaboekjes en op de naamkaartjes staat de QR-code. Deelnemers kiezen Oekraïens, Roemeens of Spaans; Nederlandse deelnemers kiezen Nederlands als een Engelse spreker aan het woord is.
Het techniekteam heeft vooraf een geluidskaart aan de mengtafel gekoppeld en test op vrijdagmiddag. Tussen de sprekers zet de technicus de sprekertaal om waar nodig. Tijdens de pauzes en de muziek drukt hij op pauze, zodat er geen muziek of geroezemoes vertaald wordt.
Meerdere zalen
Een kerkaccount heeft één live uitzending tegelijk, dus het geluid van één zaal. De eenvoudigste keuze is daarom om alleen de plenaire sessies in de grote zaal te vertalen. Wil je ook parallelle workshops vertalen, dan heb je voor elke zaal die tegelijk draait een eigen kerkaccount nodig, met een apparaat dat het geluid daar opvangt en een eigen QR-code. Voor kleinere workshops zonder geluidsinstallatie kun je een telefoon of laptop met een goede microfoon dicht bij de spreker zetten. Het resultaat hangt sterk af van hoe schoon het geluid binnenkomt.
Wat de deelnemers ervaren
- Geen ontvanger ophalen of inleveren, geen borg, geen rij bij de techniektafel.
- De vertaling op de eigen telefoon, met oortjes; neem een doos goedkope oortjes mee voor wie ze vergeten is.
- Ondertiteling op het scherm, ook handig in een rumoerige zaal of voor slechthorenden.
- Na een sessie het transcript per e-mail in de eigen taal, als ze daarom vragen. Fijn voor wie aantekeningen wil maken.
Netwerk en batterij
Een evenement met honderden deelnemers belast het wifi-netwerk van een locatie. Overleg vooraf met de beheerder. De vertaling gebruikt weinig data, maar honderd telefoons tegelijk merk je. Zorg dat de uitzendende laptop bij voorkeur via een kabel aan het internet hangt. Zeg deelnemers dat ze hun telefoon opladen: een hele dag luisteren kost batterij.
Kosten bij een evenement
Je betaalt per minuut per taal waarnaar iemand luistert, en het aantal luisteraars is onbeperkt. Een weekend met zes uur plenaire sessies naar drie talen kost maximaal 6 × 60 × 3 = 1.080 credits, en minder als een taal een deel van de tijd geen luisteraars heeft. Voor een eenmalig evenement is de creditbundel van 1.800 credits voor €255 handig; die credits verlopen niet en blijven over voor een volgende keer.
Vergelijk dat eens met het huren van een tolkenset en het boeken van tolken voor elke taal, die doorgaans per dagdeel of dag worden ingehuurd. Bij een officiële synode, waar elk woord in een verslag terechtkomt, kan een professionele tolk alsnog de betere keuze zijn. Lees de afweging in tolk of AI-vertaling.
Voorbereidingslijst voor het techniekteam
- Maak een teamaccount en nodig alle technici van het weekend uit.
- Zet de talen aan die deelnemers mogen kiezen.
- Koppel het mengtafelgeluid van de zaal die je vertaalt; zie geluid aansluiten.
- Doe een test met de echte microfoons en een paar telefoons op verschillende plekken in de zaal.
- Maak een rooster wie de sprekertaal omzet en wanneer er gepauzeerd wordt.
Plan na de eerste sessie een kort moment met het techniekteam: hoe kwam het geluid binnen, luisterden mensen mee, liep er iets mis? Kleine aanpassingen, zoals een microfoon dichter bij de spreker of een duidelijker bord bij de deur, maken de rest van het evenement merkbaar beter. Bewaar de transcripten; ze zijn later bruikbaar voor een verslag, na correctie.